Bär & Karrer AG

Wissensmanagement in der Anwaltskanzlei
Effizient mit Cleverness im Hintergrund

Übersicht
Bär & Karrer ist mit Standorten in Zürich, Zug, Genf und Lugano eine der führenden Schweizer Kanzleien für Wirtschaftsrecht. Die mehr als 120 Juristen sind in der Lage, auch kurzfristig komplexe Transaktionen und Rechtsstreitigkeiten zu übernehmen. Spezialisierte Teams stellen dafür eine rasche und effektive sowie gleichzeitig flexible und individuelle Beratung sicher. Zu den Kunden zählen national und international tätige Unternehmen sowie Privatklienten aus dem In- und Ausland. Ein immer wichtiger werdender Erfolgsfaktor dafür ist das effiziente Management des in der Kanzlei vorhandenen Wissens. Bereits erarbeitetes Know-how und Dokumente zu vergleichbaren Fällen müssen möglichst schnell und vor allem auch treffsicher gefunden werden.

Kritische Kultur
Vor diesem Hintergrund hatte sich die Geschäftsleitung entschlossen, das bis dahin im Nebenamt betreute Wissensmanagement mit einem dedizierten Verantwortlichen in der Person von Raffael Büchi aufzuwerten. Der Anwalt hatte bereits in der M&A-Abteilung eines internationalen Grosskonzerns an der Einführung eines Knowledge Management Systems mitgearbeitet. Diese Erfahrung half ihm, bei der Verbesserung des Wissensmanagements von Bär & Karrer Überflüssiges zu vermeiden. «Grossprojekte generieren häufig viel Schein für vergleichsweise wenig nutzbaren Inhalt», so Büchis Erfahrung. Bei Bär & Karrer herrscht zudem eine kritische Kultur bezüglich IT-Investitionen. Eine Lösung muss einen klaren Mehrwert bringen, damit sie akzeptiert wird.

Über 3 Millionen Dokumente
Konkret galt es, das Finden von relevanten Dokumenten und Informationen in zwei  bestehenden Datensystemen zu optimieren. Das eigentliche Knowledge Management System umfasst rund 20 000 Dokumente. Es wird von Büchi als Verantwortlichem strukturell und redaktionell gepflegt. Die rund 3 Millionen Falldokumente werden von den Anwälten im Klienten-Management-System abgelegt.

Als Erstes analysierte Büchi gemeinsam mit den IT-Verantwortlichen, welche Such- und Management-Funktionalitäten in den bisherigen Systemen vorhanden waren. «Erfahrungsgemäss sind die Erfolgsaussichten und das Verhältnis zwischen Aufwand und Ertrag eines  solchen Projekts grösser, wenn man auf Bestehendem aufbaut, als wenn ein vollständig neues System eingeführt wird», begründet Büchi.

Bestehendes nutzen
Die Basis der intelligenten Metadaten- Nutzung für die Such- und Sicherheitsfunktionen bilden die Dateiattribute und Zugriffsberechtigungen des Klienten- Management-Systems. Zudem war für Büchi aus seiner Anwaltspraxis klar, dass  auch der Ablageort wertvolle Informationen enthält: «Sowohl der Fall, zu dem ein Dokument gehört, als auch die Kategorie, in der ein Knowledge- Artikel abgelegt ist, verraten bereits sehr viel über  den Inhalt.»

Ein Partner, der die Anwaltspraxis kennt
Für die Umsetzung des Projekts entschied sich Bär & Karrer für Nexpert. Mit dem Zürcher IT-Dienstleister hatte die Kanzlei bereits als Partner für das  Klienten-Management-System beste Erfahrungen gemacht: «Nexpert hat nicht nur die Technologie im Griff, sondern versteht auch viel von den spezifischen Anforderungen von Wirtschaftsanwälten. Sie finden für unsere Herausforderungen immer sehr effiziente und vor allem auch praxistaugliche Lösungen.»

Diese Pragmatik kommt in der neuen Wissensmanagement-Lösung exemplarisch zum Ausdruck. Den Anwälten steht heute zum einen eine übersichtliche Suchmaske zur Verfügung, mit der sie die Knowledge-Datenbank und die Fallablage nach Stichworten durchsuchen können. Zum anderen erlaubt ein Knowhow-Browser das Durchforsten anhand der Ablagestrukturen. Ein betreutes, Bär & Karrer-spezifisches Wörterbuch stellt zudem sicher, dass bei einer Anfrage auch Synonyme und die englischen Fachbegriffe berücksichtigt werden.

Intelligenz im Hintergrund
«Suche und Browser wirken nach aussen äusserst einfach. Die Komplexität und Intelligenz sind für den  Anwender bewusst unsichtbar», fasst Büchi zusammen. So wurden im System auch anwaltstypische Sicherheitsregeln wie Chinese Walls im Hintergrund umgesetzt. Dem einzelnen Anwender werden nur die Dokumente präsentiert, für die er eine Zugriffsberechtigung hat. Zusätzlich erhöht wurde die Sicherheit, indem das Kopieren von ganzen Ordnern unterbunden wurde. Und auch die Performance des Systems ist dank einer durchdachten Daten- und Backend-Architektur vom Zugriffsort und vom verwendeten Client unabhängig.

«Das Fundament bildet ein cleverer Umgang mit den Metadaten», erklärt Daniel Trier, Geschäftsführer von Nexpert. Diese enthalten neben allen wichtigen Merkmalen der Dokumente auch sämtliche Zugriffs- und Sicherheitsregeln sowie den Volltextindex. Dazu kommt eine intelligente Serverinfrastruktur, mit der Nexpert sicherstellt, dass das System auch bei hohen Anfragevolumen ohne Verzögerungen arbeitet.

Minimale Kosten
«Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist herausragend», wie Büchi nicht ohne Stolz bilanziert. «Wir haben gemeinsam mit Nexpert für wenige zehntausend Franken Projektkosten und ohne zusätzliche Software ein effizientes Wissensmanagement aufgebaut.» Wie eine Anwenderumfrage gezeigt hat, ist es in der Anwaltspraxis gut akzeptiert und wird rege genutzt.

Referenzbericht als PDF