Raiffeisen Schweiz

Legal & Compliance im Finanzsektor
Effiziente und sichere Rechtsdienstprozesse

Übersicht
Die Raiffeisen Gruppe ist die führende Schweizer Retailbank. Sie verwaltete per Ende 2013 Vermögen in der Höhe von 187 Milliarden und zählte 3,7 Millionen Kundinnen und Kunden. Von diesen sind 1,8 Millionen Genossenschafter und somit Mitbesitzer der insgesamt 305 Raiffeisenbanken. Die rechtlich autonomen lokalen Banken sind in der Raiffeisen Schweiz Genossenschaft zusammengeschlossen, welche die Aktivitäten der Gruppe koordiniert. Sie unterstützt die örtlichen Banken insbesondere in den Bereichen IT, Infrastruktur, Refinanzierung, Risikomanagement, Kontrolle sowie Legal & Compliance.

Steigende Anforderungen
Im Bereich Legal & Compliance von Raiffeisen Schweiz beraten rund
30 Mitarbeitende die einzelnen Banken und die zentrale Organisation bei der Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien sowie in allen rechtlichen Fragen. Sie müssen dabei der ständigen Zunahme von nationalen und internationalen Regulierungen gerecht werden.

Zuverlässige Software-Basis
Um ihre immer anspruchsvolleren Aufgaben effizient und zuverlässig zu erfüllen, verlässt sich Raiffeisen Legal & Compliance auf WinJur. Die spezialisierte Business-Software unterstützt die Mitarbeitenden in ihren spezifischen Arbeitsprozessen mit einer umfassenden Dossier- und Projektverwaltung sowie mit einer mandatsbezogenen Leistungserfassung inklusive Reporting.

Dokumente, Mail und Suche integrieren
Mit dem Ziel, die Abläufe weiter zu straffen und die Produktivität der einzelnen Mitarbeitenden zu steigern, sollten neu auch die Dokumentenverwaltung sowie E-Mail in WinJur eingebunden und mit einer intelligenten Suchfunktion ausgestattet werden. «Bisher wurde für die Dateiablage ein eigenständiges Filesystem verwendet, das nicht mit WinJur verknüpft war und auch den E-Mail-Verkehr nicht erfasste. Die Mitarbeitenden mussten deshalb dauernd zwischen mehreren Applikationen wechseln», wie Roger Schlegel erklärt, der bei Raiffeisen die Applikationsverantwortung für WinJur trägt.

Standard liefert die Grundfunktionen
Abklärungen zeigten, dass WinJur die Anforderungen zu einem grossen Teil erfüllen kann. Sowohl eine Volltextsuche als auch die nahtlose Integration mit dem E-Mail-System Microsoft Exchange sind in der neuesten Version im Standard enthalten. Schlegel nahm deshalb Kontakt mit Nexpert auf. Der unter anderem auf grosse Kanzleien und Rechtsabteilungen spezialisierte Informatikdienstleister unterstützt Raiffeisen seit über zehn Jahren in allen Belangen der Business-Software WinJur.

Intelligentes Suchmodul
Für das schnelle und treffsichere Auffinden von Dokumenten hat Nexpert ein Suchmodul entwickelt, das weit über die Möglichkeiten der Standard-Volltextsuche hinausgeht. Es beruht auf einer intelligenten Nutzung der in den Dokumenten und Ablagestrukturen enthaltenen Metadaten, um die Suche gezielt – beispielsweise anhand des Speicherorts, des Dokumententyps, der Fallnummer, des Erstellungszeitraums oder des Mitarbeitenden – einzuschränken. Praktisch ist auch eine Vorschaufunktion, die schnell zeigt, ob der Suchtreffer relevant ist. Die benutzerfreundliche Bedienungsmaske des Moduls erleichtert die Arbeit zusätzlich.

Zugriffssicherheit bis auf Systemebene
Die Erfahrung und das technische Knowhow von Nexpert kamen auch bei der Umsetzung der Sicherheitsvorgaben zum Tragen. So stellt das Nexpert-Sicherheitsmodul beispielsweise durch zentral verwaltete Regeln sicher, dass in der Suche nur Treffer dargestellt werden, zu denen der jeweilige Anwender die Zugriffsberechtigung hat. Dabei ist die Sicherheit bis auf die Systemebene der Server-Cluster definiert. Und dies bewährt sich in der Praxis. «Die Such- und Sicherheitsfunktionen der erweiterten WinJur-Applikation passen genau auf unsere Bedürfnisse. Sie sind äusserst effizient und zuverlässig», bestätigt Roland Schaub, Leiter Legal & Compliance von Raiffeisen Schweiz.

Technologiepartner mit Finanz- und Rechts-Know-how
In der effizienten Umsetzung zeigte sich laut Schlegel einmal mehr, dass Nexpert nicht nur technisch kompetent ist, sondern auch die fachliche Seite eines Rechtsdienstes im Finanzumfeld ausserordentlich gut versteht: «Dazu kommt eine sehr gute Methodenkompetenz. Nexpert arbeitet ausgesprochen lösungsorientiert und ist immer bestens vorbereitet.»

Effiziente Self-Service-Migration
Für die Migration der Daten aus dem externen Filesystem in das integrierte Dokumentenmanagement von WinJur verfolgten Raiffeisen und Nexpert einen pragmatischen Weg. Statt der kompletten Migration aller Daten, die mit einem erheblichen Aufwand und auch mit einem gewissen Risiko verbunden gewesen wäre, wurde ein Self-Service-Modell gewählt. Dabei migrieren die Mitarbeitenden selber laufend ihre aktiven Dossiers. «Dies spart erheblich Kosten, die Mitarbeitenden können nahtlos weiterarbeiten, und wir füllen das System nicht unnötig mit Altlasten», zieht Schlegel Bilanz.

Referenzbericht als PDF