STOBAG AG

Mit Filr ist für vollständige Datenkontrolle und geräteunabhängigen Sofortzugriff auf Dateien gesorgt, um die Benutzerproduktivität zu steigern.

Überblick
STOBAG entwickelt und produziert robuste Sonnen- und Wetterschutzsysteme. Mehr als 700 Mitarbeiter stellen jährlich über 150.000 Markisen her, die weltweit über Fachhändler vertrieben werden.
Herausforderung
Die IT-Infrastruktur von STOBAG unterstützt weltweit zwischen 500 und 700 Benutzer, von denen viele mobil arbeiten. Da die Systeme von STOBAG die Dateisynchronisierung zwischen den internen Dateiservern und den Endbenutzergeräten nicht unterstützten, hatten viele Benutzer Probleme mit der Dateifreigabe für Kunden und Lieferanten. Deshalb griffen sie auf Cloud-basierte Dateifreigabelösungen wie Dropbox oder Google Drive zurück.
Damit entglitt dem Unternehmen die Kontrolle
über die Daten, wie IT-Support- und Systemex-perte Adrian Beck von STOBAG erläutert: „Wir konnten nicht verfolgen, wo Daten gespeichert wurden, ob sie aktuell waren und an wen sie weitergegeben wurden. Datensicherheit ist uns ein wichtiges Anliegen. Bei Mitarbeitern, die das Unternehmen verließen, wussten wir nicht, was mit dem Cloud-Konto geschah, und da Cloud-Daten auf Servern im Ausland gespeichert werden, hatten wir überhaupt keine Kontrollmöglichkeit mehr. Wir wollen die Schweizer Datenschutzvorschriften erfüllen, und dazu müssen wir für sämtliche globalen Benutzer einen zentralen Dateiservice bereitstellen.“
STOBAG suchte nach einer Lösung, mit der sich bestehende Dateiserver mit einer neuen Synchronisierungs- und Freigabeplattform verknüpfen ließen, damit Unternehmensdaten nicht mehr außerhalb der direkten Kontrolle von STOBAG gespeichert werden mussten.
Lösung
STOBAG prüfte verschiedene Lösungen, unter anderem Varonis DataAnywhere und Accellion KiteWorks. Der Implementierungspartner Nexpert AG empfahl STOBAG, auch Micro Focus Filr zu prüfen, und bei einem Machbarkeitsnachweis schnitt Filr am besten ab. Adrian Beck berichtet: „Uns gefiel, dass Filr als rein lokales Modell angeboten wurde. Angesichts dieses Aspekts und der hervorragenden Sprachunterstützung, der umfassenden Suchfunktionen, dem breiten Spektrum unterstützter Plattformen und nicht zuletzt der engen Zusammenarbeit mit dem Systemintegrator Nexpert AG fiel uns die Entscheidung leicht.“
Mit der Implementierung von Filr, die von Nexpert unterstützt wurde, verfügt STOBAG nun über volle Kontrolle über seine Daten und Dateien. Die bestehenden Dateiserver ließen sich unkompliziert mit der neuen Filr-Plattform verknüpfen. Die NTFS-Berechtigungen werden direkt vom Dateiserver übernommen, sodass keine weiteren Ordnerberechtigungen

konfiguriert werden müssen und die Systemverwaltung nur minimalen Aufwand verursacht. Mit Filr ist zudem die vollständige Mobilelron-Integration möglich, sodass STOBAG einen sicheren Container für Anwendungen und Daten einrichten konnte, mit dem sämtliche Unternehmensdaten auf mobilen Geräten rundum geschützt und unter Kontrolle sind. Adrian Beck berichtet zum Benutzerfeedback: „Die Benutzer sind von der sofortigen Dateisynchronisierung und -freigabe für alle Geräte begeistert. Sie können die Dateien einfach on- oder offline schalten, ohne sie manuell
auf den Desktop kopieren und darüber nachdenken zu müssen, ob sie die neueste Fassung verwenden. Mit den leistungsstarken Indizierungs- und Suchfunktionen von Filr sind Dokumente schnell gefunden, und mit dem Dokument-Rendering ist dafür gesorgt, dass Dokumente angezeigt werden können, auch wenn die entsprechende Anwendung nicht installiert ist. Insgesamt sparen wir damit eine Menge Zeit, und die IT-Supportanfragen sind zurückgegangen.“ STOBAG schätzt, dass Filr kontinuierlich weiterentwickelt wird. Adrian Beck berichtet: „Wir bringen uns aktiv beim Micro Focus Filr Ideas-Portal ein, über das Kunden neue Produktfunktionen vorschlagen können, über die die Benutzer-Community abstimmt und die dann von der Micro Focus-Entwicklungsabteilung evaluiert werden. Es ist großartig zu sehen, dass diese Vorschläge in zukünftige Versionen von Filr aufgenommen werden. Neben dem Ideas-Portal beteiligen wir uns auch an dem von Nexpert organisierten runden Tisch zu Filr.“

Ergebnisse
Die Zeit, die mit der Optimierung von Datensuche, -zugriff und -freigabe eingespart wird, kann nun wesentlich produktiver für die Kundenbetreuung genutzt werden. Da die Daten in der STOBAG-Infrastruktur gespeichert sind, lassen sich tägliche Sicherungen erstellter Datenfreigaben mit voller Transparenz nachvollziehen, sodass Datenverluste schnell erkannt und behandelt sind. Bei Gerätediebstahl lassen sich die Daten für zusätzliche Sicherheit löschen. Mit Filr können die mobilen Benutzer von STOBAG auch unterwegs sicher und geräteunabhängig auf die neuesten Unternehmensdaten zugreifen und diese synchronisieren. Die Daten verbleiben stets auf dem STOBAG-Dateiserver und sind so auch ohne Filr für Benutzer verfügbar. Die STOBAG Marketingabteilung nutzt Filr für die sichere Freigabe großer Mengen an Daten und Dateien mit Vertriebspartnern. Adrian Beck resümiert: „Bereits in der derzeitigen Einführungsphase ist die Benutzerakzeptanz sehr hoch. Der Nutzen liegt auf der Hand: Wir haben volle Kontrolle über unsere Daten, und die Benutzer können mit jedem Gerät direkt auf Dateien zugreifen. So können
sie besser auf die Wünsche unserer Kunden eingehen und wesentlich produktiver arbeiten. Wir sind mit der Entwicklung bis jetzt äußerst zufrieden.“

Referenzbericht als PDF